Księgowość, strona 2

Problem prowadzenia w firmie księgowości dotyczy wszystkich podmiotów, którzy prowadzą działalność gospodarczą. Wszystko zależy od formy prowadzonej działalności i odpowiednich regulacji prawnych, które mogą narzucić wybór określonego rozwiązania.

Kiedy jednak przedsiębiorcy mają swobodę wyboru księgowość firmy może być prowadzona:

• samodzielnie,

• przez zatrudnionego księgowego,

• przez biuro rachunkowe.

W przypadku samodzielnego prowadzenie księgowości przed przedsiębiorcom pojawia się bardzo odpowiedzialne zadanie, musi połączyć obowiązki wynikające z prowadzenie firmy razem z prowadzenie odpowiednich rozliczeń księgowych. Takie rozwiązanie możliwe jest jeśli przedsiębiorca korzysta z uproszczonych form księgowych, który nie wymagają prowadzenia skomplikowanych operacji. Może wszystkie niezbędne zadania wykonywać za pomocą specjalnego programu komputerowego, który zminimalizuje możliwość popełnienia błędu.

Zatrudnienie księgowego to kolejna możliwość z jakiej może skorzystać przedsiębiorca. Konieczne będzie przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego i wybór odpowiedniego kandydata. Księgowy w firmie umożliwia koordynowania księgowości przez przedsiębiorcę na każdym jej etapie i zajmuje się wyłącznie księgowością tylko tej jednej firmy co zapewnia dokładność w wykonywaniu wszystkich czynności księgowych.

Ostatnią z możliwości jest skorzystanie z usług biura rachunkowego, które zajmie się księgowością firmy. Takie rozwiązanie zdecydowanie odciąża przedsiębiorcę i minimalizuje obowiązki formalne. Zespół specjalistów zajmuje się wykonaniem wszystkich czynności i popełnienie błędów raczej nie jest możliwość.

Ostateczny wybór należy do przedsiębiorcy, który sam musi określić, które z rozwiązań jest dla niego najbardziej odpowiednie i wpłynie na usprawnienie prowadzonej działalności gospodarczej a także umożliwi wypełnienie wszystkich niezbędnych obowiązków.  

Prowadzenie pełnej księgowości dla firmy jest dużo trudniejszym zadaniem niż rozliczanie się w formie uproszczonej. Podmioty, które prowadzą działalność gospodarczą niewielkich rozmiarów nie obarczają swojej firmy obowiązkiem ewidencji wszystkich zdarzeń gospodarczych, które mają miejsce w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą z uwagi na zbyt kosztowne i skomplikowane procedury.

Jest jednak lista przedsiębiorców, którzy odgórnie zobowiązani są do wprowadzenia w swojej firmie ksiąg handlowych. Określany jest limit, który wyrażony jest w euro i obecnie wynosi 1 200 000 euro. Aby określić taki limit wyrażony w walucie polskiej, przeprowadzone zostaje przeliczenie kwoty wyrażonej w obcej walucie zgodnie z kursem jaki ogłoszony został przez NBP na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy.

Średni kurs euro w dniu 30 września 2014 r. wynosił 4,1755 zł co oznacza, że przedsiębiorcy, którzy przekroczą kwotę 5 010 600 zł zobowiązani będą do prowadzenie pełnej księgowości.

Bardzo często przedsiębiorców przeraża moment przekroczenia takiego progu, bo wiąże się to z zwiększeniem nakładów na prowadzenie księgowości firmy. Z systemu księgowości firmy płynie jednak wiele informacji finansowych, które można wykorzystać w ocenie kondycji firmy, dzięki pełnej księgowości wzrasta także prestiż firmy i możliwość pozyskania obcych kapitałów.

Powierzenie księgowości firmy biurowi rachunkowemu to rozwiązanie, na które decyduje się wielu przedsiębiorców. Po zmianie ustawy, która wprowadziła deregulacje w zakresie usługowego prowadzenie ksiąg rachunkowych wiele podmiotów może zajmować się księgowością firmy wystarczy posiadać pełną zdolność do czynności prawnych, być niekaralnym oraz podpisać umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.

Jak więc wybrać odpowiednie biuro rachunkowe, które zajmie się prowadzeniem księgowości?

Jest wiele czynników, na które należy zwrócić uwagę:

•  zakres proponowanych usług – rachunkowość jest bardzo obszernym działem, prowadzenie działalności gospodarczej porusza wiele aspektów, może okazać się, że przedsiębiorca będzie chciał skorzystać także z innych usług w postaci doradztwa podatkowego, prawnego.

•  doświadczenie – biuro księgowe, które już jakiś czas funkcjonuje na rynku miało kontakt z różnymi klientami, rozwiązało wiele różnych problemów, ważne jest także doświadczenie pracowników, którzy na bieżąco powinni aktualizować swoją wiedzę z uwagi na fakt, że wraz z upływem czasu system księgowości firmy się zmienia.

•  cena – dla wielu podmiotów gospodarczych może to być czynnik decydujący, szczególnie, że prowadząc działalność gospodarczą konieczne jest ponoszenia ciągłych nakładów finansowych.

•  forma kontaktu z klientem – obecnie fizyczna obecność przedsiębiorcy może okazać się zbędna, warto zwrócić uwagę na sposób komunikowania się z klientem oraz formę dostarczania niezbędnych dokumentów.

Wybór biura rachunkowego to bardzo odpowiedzialna decyzja, która należy do obowiązków kierownika jednostki gospodarczej, który zgodnie z ustawą o rachunkowości odpowiedzialny jest za system księgowości firmy. 

Księgowość w firmie może być prowadzona:

•  samodzielnie przez przedsiębiorcę,

•  przez biuro rachunkowego,

•  przez zatrudnionego księgowego.

Pełną odpowiedzialność za jej prowadzenie ponosi kierownik jednostki, który zobowiązany jest do zadbania o należyte wykonanie zadań z zakresu księgowości firmy.

Samodzielne prowadzenie księgowości to rozwiązanie, które umożliwia oszczędność oraz zdobycie pełnej wiedzy na temat finansów firmy. Korzystając z tej opcji przedsiębiorca musi posiadać pewną wiedzę na temat zagadnień z zakresu rachunkowości. Taki sposób prowadzenia księgowości firmy jest możliwy szczególnie w przypadku uproszczonych form księgowości na przykład podatkowej księgi przychodów i rozchodów czy też ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Możliwe jest korzystanie z programów księgowych, które znacznie zmniejszają możliwość popełnienia błędów.

Drugim sposobem jest skorzystanie z usług biura rachunkowego. Rozwiązanie to sprawdza się w przypadku bardziej skomplikowanej księgowości, kiedy rozliczenia wymagają specjalistycznej wiedzy. Dodatkowo przedsiębiorcy mogą pozyskać wsparcie merytoryczne księgowych. Wybór odpowiedniego biura rachunkowego musi być bardzo dokładanie przemyślaną decyzją.

Ostatnią możliwością jest zatrudnienie w firmie księgowego, który pod nadzorem kierownika mogą prowadzić księgowość firmy. Jest to rozwiązanie, które będzie wymagać od przedsiębiorcy organizacji procesu rekrutacyjnego w wyniku, którego zostanie wybrany odpowiedni kandydat. Zatrudniając księgowego wszystko zostaje w firmie, przedsiębiorca w bardzo szybki sposób może pozyskać niezbędne dane.

Ostateczny wybór zawsze należy do przedsiębiorcy, musi rozważyć on wszystkie możliwości i wybrać najlepsze rozwiązanie dla firmy i jej spraw księgowych.

Coraz częściej przedsiębiorcy sięgają po rozwiązanie jakim jest outsourcing księgowy. Polega on na zleceniu firmie zewnętrznej całościowej obsługi firmy w zakresie prowadzenia księgowości. Firma pozyskuje kompleksową obsługę a kierownictwo jednostki może zająć się prowadzeniem podstawowych segmentów działalności.

Decydując się na takie rozwiązanie firma ma pewność, że powierza księgowość swojej firmy wyspecjalizowanym jednostkom gospodarczym, które zajmą się wykonaniem wszystkich niezbędnych czynności.

Dział księgowości stanowi bardzo ważną cześć przedsiębiorstwa. Prawidłowo prowadzony usprawnia działalność jednostki oraz umożliwia dokonywanie rozliczeń z różnymi podmiotami. Większość firm w Polsce prowadzi uproszczoną księgowość, która zmierza do rozliczenia z tytułu należnego podatku dochodowego. Mimo mało skomplikowanej formy możne ona sprawić przedsiębiorcom problemy z uwagi na nowe regulacje prawne oraz niejasność w przepisach podatkowych. Korzystają z outsourcingu księgowego przedsiębiorca zyska pomoc ekspertów z danej dziedziny.

Zalety outsourcingu:

*  kompleksowa obsługa firmy,

*  porady specjalistów,

*  ograniczenie kosztów,

*  odciążenie kierownictwa jednostki,

*  łatwość w pozyskaniu porad prawnych, księgowych, podatkowych.

Ostateczny wybór jak zawsze należy do przedsiębiorcy, warto jednak przeanalizować rozwiązanie jakim jest outsourcing księgowy.